Política de privacidad y tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es VBVH S.A.S., sociedad colombiana que opera la marca V&V Vehículos VIP.

Nuestras bases de datos están inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). La gerencia de la compañía, con el apoyo de nuestro equipo de atención, es el área encargada de atender las consultas y reclamos sobre datos personales.

Esta política se aplica a los datos personales que tratamos en todas nuestras actividades y canales: el sitio web y el área privada de clientes, nuestras aplicaciones, el correo electrónico, el teléfono, los servicios de mensajería (como WhatsApp y SMS), nuestros asistentes automatizados, las redes de empresas afiliadas y los sistemas internos con los que planeamos y prestamos los servicios.

Cubre los datos de clientes (personas y empresas), pasajeros, contactos de empresas clientes, prospectos, conductores, empresas afiliadas y proveedores, y visitantes del sitio web.

La aplicamos conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos, así como las normas del sector transporte y de protección al consumidor. Cuando atendemos a personas de otros países, respetamos además las exigencias de su legislación que resulten aplicables.

Tratamos sus datos con su autorización previa, expresa e informada, salvo en los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, datos necesarios para cumplir un contrato o una obligación legal). Usted nos da su autorización, entre otras formas:

• al registrarse o reservar en nuestro sitio web y aceptar esta política;
• al pagar o confirmar una cotización;
• al escribirnos o llamarnos por cualquiera de nuestros canales (correo, teléfono, WhatsApp u otros servicios de mensajería, chat del sitio web).

Cuando usted reserva para otras personas (pasajeros, invitados, empleados de su empresa), declara que cuenta con su autorización para entregarnos sus datos para la prestación del servicio y que les ha informado sobre esta política.

Puede revocar su autorización en cualquier momento (ver Sus derechos), salvo cuando exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar los datos.

Datos sensibles

No le pedimos datos sensibles. Si usted decide informarnos una necesidad particular (por ejemplo, de movilidad reducida) para adaptar el servicio, la usaremos solo con ese fin y puede abstenerse de darla: responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.

• Cotizar, reservar y prestar el servicio: planear la operación, asignar vehículo y conductor, seguir los vuelos para ajustar la recogida, recibirle con letrero y coordinar el servicio en tiempo real.
• Informarle sobre su servicio: confirmaciones, datos del conductor y del vehículo, cambios, recordatorios y avisos operativos, por correo, SMS, WhatsApp, teléfono o la aplicación.
• Atenderle: responder sus solicitudes por cualquier canal, gestionar cambios, reclamos y garantías.
• Facturar y cobrar: emitir la factura electrónica, gestionar pagos, cartera y reembolsos.
• Cumplir la ley: obligaciones contables, tributarias y del servicio público de transporte especial (como el Formato Único de Extracto del Contrato, FUEC), y requerimientos de autoridades.
• Seguridad y calidad: proteger a pasajeros y conductores, atender incidentes, prevenir fraudes, evaluar y mejorar la calidad del servicio y formar a nuestro equipo.
• Estadística y mejora: análisis agregados sobre el uso del sitio y de nuestros servicios.
• Comunicaciones comerciales, solo si usted lo autorizó: ver Comunicaciones y mensajería.

No vendemos ni alquilamos sus datos personales.

Nos comunicamos con clientes y pasajeros por los canales que ellos usan: correo electrónico, teléfono, SMS, WhatsApp y otros servicios de mensajería, y la aplicación.

• Mensajes del servicio. Enviamos avisos relacionados con sus reservas (confirmación, conductor asignado, cambios, llegada del vehículo). Pueden enviarse desde nuestras líneas de WhatsApp Business o por SMS al número que usted o quien reservó nos indicó.
• Atención centralizada. Los mensajes que recibimos en nuestras líneas de atención (incluidas las de WhatsApp) se registran en nuestros sistemas para que cualquier persona de turno pueda atenderle y para mantener el historial de su servicio. Las respuestas las escribe o revisa una persona de nuestro equipo.
• Comunicaciones comerciales. Solo las enviamos si usted las aceptó, con poca frecuencia, dentro de los días y horarios que permite la Ley 2300 de 2023, y siempre con una forma sencilla de darse de baja. Nunca iniciamos conversaciones comerciales por WhatsApp sin su autorización.
• Preferencias. Puede pedirnos en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales o recibir los avisos del servicio solo por correo, escribiendo a info@vehiculosvip.com o respondiendo al mensaje.

Cuando usa WhatsApp, Meta (proveedor de WhatsApp) trata también sus datos conforme a sus propias condiciones y política de privacidad.

Algunas llamadas a nuestras líneas pueden grabarse para la calidad del servicio y como evidencia de lo acordado; se le avisa al inicio de la llamada.

Usamos herramientas de inteligencia artificial para atenderle mejor y más rápido:

• un asistente de chat en el sitio web y un asistente en nuestra línea telefónica, que responden preguntas, orientan sobre precios y toman solicitudes;
• herramientas internas que ayudan a nuestro equipo a leer solicitudes de reserva recibidas por correo y a preparar borradores de respuesta.

Estas herramientas pueden funcionar en nuestros propios servidores o con proveedores especializados (por ejemplo, OpenAI), contratados en modalidades en las que sus datos no se usan para entrenar sus modelos. Ninguna decisión que le afecte de forma significativa se toma únicamente de forma automatizada: los precios, reservas y respuestas definitivas los confirma nuestro equipo. Las conversaciones con nuestros asistentes se conservan 12 meses (ver Conservación y eliminación).

Si su empresa activa la conexión de sus reservas con un asistente de inteligencia artificial de su elección, los datos que ese asistente consulte se envían a él por instrucción de su empresa.

Puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador y excluirse de Google Analytics con el complemento de inhabilitación de Google. Si bloquea las cookies necesarias, algunas funciones del sitio pueden no funcionar.

Compartimos solo los datos necesarios, con estos destinatarios:

Nuestros encargados se obligan por contrato a proteger los datos, a usarlos solo para la finalidad encargada y a eliminarlos o devolverlos al terminar.

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos tienen sus servidores fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos) y parte de nuestros servicios se presta en otros países a través de empresas afiliadas. Por eso sus datos pueden transmitirse o transferirse internacionalmente:

• a proveedores que actúan como encargados, bajo contratos con garantías de seguridad y confidencialidad;
• a la empresa afiliada que presta su servicio en otro país, cuando es necesario para cumplir el contrato que usted solicitó.

Estas transferencias se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Conservamos los datos solo el tiempo necesario para la finalidad para la que se recogieron y el que exige la ley. Pasados estos plazos los eliminamos o los anonimizamos:

Cómo pedir la eliminación de sus datos

1. Escríbanos a info@vehiculosvip.com con el asunto “Eliminación de datos”, desde el correo o indicando el número de teléfono (incluido el de WhatsApp) con el que se comunicó con nosotros. También puede pedirlo por teléfono o por mensaje en nuestras líneas de atención.
2. Verificamos su identidad para proteger sus datos.
3. Eliminamos sus datos personales de nuestros sistemas, incluidos los mensajes que nos envió por WhatsApp u otros servicios de mensajería, y le confirmamos la eliminación en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Solo conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, las facturas y sus soportes contables), durante el plazo legal y con acceso restringido. Si solo quiere dejar de recibir mensajes, puede pedirlo sin necesidad de eliminar sus datos.

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización que nos otorgó;
• ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos dado a sus datos;
• revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratuitamente a sus datos personales;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Puede ejercer sus derechos usted mismo, su representante o apoderado, o sus causahabientes, por estos canales:

• correo electrónico: info@vehiculosvip.com;
• por escrito en Carrera 53 # 76-70, Bogotá D.C.;
• teléfono: +57 601 211 49 49.

El reclamo debe incluir su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, entenderemos que desistió. Mientras se tramita, los datos llevarán la leyenda “reclamo en trámite”.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido, entre ellas:

• conexiones cifradas en el sitio web, la aplicación y nuestros sistemas;
• acceso por perfiles: cada persona ve solo la información que necesita para su labor;
• registros de actividad y copias de seguridad;
• compromisos de confidencialidad de empleados, conductores, afiliados y proveedores.

Si ocurriera un incidente que comprometa sus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a las personas afectadas.

Nuestros servicios son contratados por personas mayores de edad. Cuando un menor de edad viaja como pasajero, sus datos nos los entrega su padre, madre, representante o la persona o empresa que contrata el servicio, y los tratamos solo para prestar el servicio con seguridad, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

Esta política rige desde el 29 de septiembre de 2026 y reemplaza las versiones anteriores. Nuestras bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los plazos de conservación indicados.

Si hacemos cambios importantes, los publicaremos en esta página y, cuando corresponda, se los informaremos por correo o por los canales habituales antes de aplicarlos.

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre sus datos, escríbanos a info@vehiculosvip.com o llámenos al +57 601 211 49 49.